Stock Opname di Kawasan Berikat: Persiapan, Pelaksanaan, dan Cara Menangani Selisih

Bagi perusahaan Kawasan Berikat (KB), stock opname bukan sekadar rutinitas akhir tahun bagian gudang. Inilah saat catatan IT Inventory diuji langsung dengan barang yang benar-benar ada. PMK 131/PMK.04/2018 tentang Kawasan Berikat mewajibkan pengusaha KB melakukan stock opname paling sedikit satu kali dalam setahun, dan hasilnya menjadi salah satu bahan utama ketika pemeriksaan datang.

Masalahnya, stock opname yang dikerjakan terburu-buru sering menghasilkan angka yang justru menimbulkan pertanyaan baru. Artikel ini membahas cara menyiapkan, melaksanakan, dan menindaklanjuti stock opname agar hasilnya rapi dan bisa dipertanggungjawabkan.

1. Tentukan Cakupan dan Tanggal Cut-off

Langkah pertama adalah menyepakati apa saja yang dihitung dan per tanggal berapa. Cakupan yang sering terlewat:

• Barang di subkontraktor. Barang yang sedang berada di KB lain atau di perusahaan subkontrak tetap menjadi tanggung jawab Anda. Mintakan konfirmasi tertulis jumlahnya per tanggal cut-off. Lihat juga panduan subkontrak di Kawasan Berikat.
• Barang dalam proses (WIP). Tetapkan cara menghitungnya, misalnya per work order dan per tahap, beserta konversi ke bahan bakunya.
• Barang dalam perjalanan. Barang yang dokumennya sudah terbit tetapi fisiknya belum tiba, atau sebaliknya, harus dicatat terpisah agar tidak dihitung dua kali atau terlewat.
• Scrap, reject, dan barang rusak. Hitung dan pisahkan, jangan dicampur dengan stok yang layak pakai.
• Mesin dan peralatan. Bila termasuk dalam cakupan pencatatan Anda, cocokkan dengan daftar aset.

Tanggal cut-off sebaiknya di akhir periode dan di luar jadwal produksi padat. Sampaikan jadwalnya jauh hari kepada produksi, gudang, ekspor-impor, dan keuangan.

2. Persiapan Sebelum Hari Penghitungan

1. Selesaikan semua transaksi. Pastikan penerimaan, pengeluaran, dan pemakaian bahan sampai cut-off sudah tercatat di sistem. Dokumen BC yang masih tertunda diselesaikan atau didaftar sebagai pengecualian.
2. Bekukan pergerakan barang. Selama penghitungan, hentikan keluar masuk barang di area yang dihitung. Bila produksi harus tetap jalan, tetapkan area dan prosedur khusus yang dicatat terpisah.
3. Rapikan gudang. Kelompokkan barang sejenis, pasang label lokasi, dan pisahkan barang yang menunggu keputusan seperti retur atau reject.
4. Siapkan lembar hitung tanpa angka sistem. Lembar hitung atau aplikasi hitung sebaiknya hanya berisi kode, nama, lokasi, dan satuan. Penghitung tidak boleh melihat saldo sistem agar tidak terpengaruh.
5. Cek satuan. Pastikan setiap barang dihitung dalam satuan yang sama dengan satuan stok di sistem. Konversi seperti roll ke meter atau karton ke pcs harus sudah jelas sebelumnya. Panduan lengkapnya ada di artikel data master barang untuk IT Inventory.

3. Pelaksanaan: Hitung Buta dan Hitung Ulang

Bentuk tim berpasangan: satu orang menghitung, satu orang mencatat. Idealnya tim berasal dari bagian yang tidak sehari-hari memegang barang tersebut, misalnya staf keuangan menghitung gudang bahan baku.

• Hitung buta. Tim mencatat apa yang mereka lihat, bukan mencocokkan dengan angka sistem.
• Tandai yang sudah dihitung. Gunakan stiker atau tanda lain pada rak atau palet agar tidak ada yang terlewat atau terhitung dua kali.
• Hitung ulang untuk barang bernilai tinggi. Untuk bahan baku impor bernilai besar, lakukan hitungan kedua oleh tim berbeda. Bila hasilnya berbeda, hitung ketiga kalinya bersama pengawas.
• Dokumentasikan. Lembar hitung ditandatangani penghitung dan pengawas. Foto area yang dihitung akan sangat membantu bila nanti ada pertanyaan.

4. Rekonsiliasi dengan IT Inventory

Setelah semua angka fisik terkumpul, bandingkan dengan saldo sistem per tanggal cut-off. Untuk setiap barang hasilnya hanya ada tiga: cocok, fisik lebih, atau fisik kurang. Jangan langsung menyesuaikan angka sistem. Telusuri dulu penyebabnya, karena sebagian besar selisih bukan barang hilang, melainkan kesalahan pencatatan.

Penyebab selisih yang paling sering ditemukan:

• Transaksi yang belum diinput, atau terinput dua kali.
• Salah kode barang saat penerimaan atau pengeluaran, sehingga satu barang lebih dan barang lain kurang dengan jumlah yang mirip.
• Kesalahan konversi satuan.
• Pemakaian bahan di produksi yang berbeda dari konversi standar, misalnya waste lebih besar dari perkiraan.
• Barang di subkontraktor atau dalam perjalanan yang tidak ikut dihitung.
• Scrap dan reject yang dibuang tanpa dicatat.

5. Menindaklanjuti Selisih

1. Koreksi kesalahan pencatatan lebih dulu. Bila penyebabnya transaksi salah input, perbaiki transaksinya dengan referensi yang jelas, bukan dengan penyesuaian stok.
2. Buat berita acara untuk selisih yang tersisa. Cantumkan barang, jumlah, nilai, penyebab yang diketahui, dan pihak yang menyetujui.
3. Catat penyesuaian sebagai transaksi tersendiri. Penyesuaian harus terlihat di IT Inventory sebagai penyesuaian, lengkap dengan nomor berita acara, bukan dengan mengubah angka saldo secara diam-diam.
4. Konsultasikan konsekuensi kepabeanannya. Selisih kurang atas barang yang mendapat fasilitas bisa menimbulkan kewajiban kepabeanan. Penyelesaiannya mengikuti ketentuan yang berlaku dan sebaiknya dikonsultasikan dengan kantor pengawas atau konsultan kepabeanan Anda.
5. Perbaiki prosesnya. Setiap penyebab selisih adalah petunjuk proses mana yang perlu dibenahi agar tidak terulang di periode berikutnya.

6. Jangan Tunggu Akhir Tahun: Cycle Count

Stock opname tahunan akan jauh lebih ringan bila Anda rutin melakukan cycle count, yaitu menghitung sebagian barang secara bergiliran setiap minggu atau bulan. Prioritaskan barang bernilai tinggi dan yang paling sering bergerak. Selisih yang ditemukan lebih awal jauh lebih mudah ditelusuri daripada selisih yang menumpuk setahun.

Checklist Singkat

• Cakupan dan tanggal cut-off disepakati dan diumumkan.
• Semua transaksi sampai cut-off sudah tercatat, pergerakan barang dibekukan.
• Konfirmasi tertulis saldo di subkontraktor sudah diterima.
• Lembar hitung tanpa angka sistem, satuan sudah diseragamkan.
• Tim berpasangan, hitung ulang untuk barang bernilai tinggi.
• Selisih ditelusuri, dikoreksi, dan sisanya dibuatkan berita acara.
• Penyesuaian dicatat sebagai transaksi tersendiri di IT Inventory.

Penutup

Stock opname yang baik bukan yang selisihnya nol, melainkan yang setiap angkanya bisa dijelaskan. Dengan persiapan yang rapi, hitung buta, dan rekonsiliasi yang tertib, hasil stock opname menjadi bekal kuat saat pemeriksaan Bea Cukai datang. Sistem yang mencatat setiap mutasi secara real-time dan terhubung dengan dokumen BC akan membuat rekonsiliasi jauh lebih cepat.

Ingin melihat bagaimana stock opname dan penyesuaian stok tercatat di Qibris ERP? Jadwalkan demo.